ระบบสารสนเทศเพื่อการวางแผนทางการบริหาร

 

ระบบสารสนเทศเพื่อการวางแผนทางการบริหาร

       ปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศและระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการได้เข้ามามีบทบาท สำคัญต่อการดำเนินงานขององค์การ โดยธุรกิจจะใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการรวบรวมและประมวลผลข้อมูลทางเศรษฐกิจ และธุรกิจ วางแผนการดำเนินงาน แผนการตลาด แผนการเงิน และการจัดการทรัพยากรบุคคล ตลอดจนการตัดสินในแก้ปัญหาการปฏิบัติการ ทำให้ผู้จัดการทั้งภาคราชการ ธุรกิจ และหน่วยงานที่ไม่หวังกำไร ไม่สามารถมองข้ามความสำคัญและศักยภาพของเทคโนโลยีสารสนเทศที่มีต่อหน่วยงาน ของตน นอกจากนี้ปัจจุบัน MIS มิใช่งานเฉพาะของหน่วยงานสารสนเทศ แต่มีผลกระทบกับบุคลากรขององค์การในหลายระดับตั้งแต่ระดับปฏิบัติการ ระดับจัดการ และผู้บริหารระดับสูง จึงเป็นการยากที่องค์การสมัยใหม่จะบริหารงานโดยไม่ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเข้า ช่วย ดังนั้นผู้จัดการที่มีความตื่นตัวและต้องการความก้าวหน้าในอนาคตสมควรต้อง เรียนรู้ ทำความเข้าใจในศักยภาพ และสามารถประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศให้เป็นประโยชน์แก่การทำงานภายใต้ความ รับผิดชอบของตน เช่น การสร้างหรือพัฒนาสินค้าหรือบริการที่ตอบสนองต่อความต้องการและสร้างความพอ ใจให้แก่ผู้ใช้ ซึ่งจะช่วยพัฒนาศักยภาพและความได้เปรียบในการแข่งขันให้กับธุรกิจ
                  ความตื่นตัวในการใช้งานเทคโนโลยีสารสนเทศของแต่ละหน่วยงาน ก่อให้เกิดการพัฒนาระบบสารสนเทศขึ้นสนองความต้องการของผู้ใช้ โดยผู้ใช้แต่ละกลุ่มจะมีความต้องการที่แตกต่างกัน สำหรับการประยุกต์ระบบสารสนเทศในการบริหารงานในองค์การนั้น ได้มีผู้พัฒนาระบบสารสนเทศ เพื่อตองสนองความต้องการของงาน เช่น การตัดสินใจปัญหาทางธุรกิจ การรายงานผลการปฏิบัติงาน การสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหาร เป็นต้น บทนี้จะอธิบายรายละเอียดของระบบย่อยของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ซึ่งประกอบด้วยระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ ระบบออกรายงานสำหรับการจัดการ ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ และระบบสารสนเทศสำนักงาน เพื่อให้ผู้เรียนเกิดความรู้และความเข้าใจเกี่ยวกับการนำเทคโนโลยีสารสนเทศ ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อการนำมาประยุกต์ในการปฏิบัติงานจริง
                   การ ประกอบธุรกิจในปัจจุบันจะมีการแข่งขัน เพื่อช่วงชิงความได้เปรียบในการแข่งขันอย่างรุนแรง ปัจจัยหนึ่งที่ช่วยสร้างความได้เปรียบเหนือคู่แข่งขันในธุรกิจประเภทเดียว กันก็คือ การมีระบบสารสนเทศที่สมบูรณ์และมีประสิทธิภาพเหนือกว่าคู่แข่งขัน ระบบสารสนเทศที่ดีจะช่วยจัดการและบริหารข้อมูลทั้งที่มีอยู่ภายในองค์การและ ที่จะมาจากภายนอกองค์การ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งจะช่วยให้การดำเนินงานและการบริหารงานภายในองค์การราบรื่น ในสถานการณ์ปัจจุบันระบบสารสนเทศที่จะสามารถจัดการและบริหารข้อมูลได้อย่าง มีประสิทธิภาพสูง จะเป็นระบบที่มีคอมพิวเตอร์เป็นองค์ประกอบหลัก มีการออกแบบระบบอย่างรอบคอบและมีการจัดการระบบอย่างมีประสิทธิภาพ จากการเล็งเห็นถึงความสำคัญนี้ ทำให้องค์การใดที่มีความพร้อมด้านการเงิน บุคลากร และการสนับสนุนจากผู้บริหารก็จะพยายามที่จะพัฒนาระบบสารสมเทศที่เหมาะสมกับ ความต้องการเพื่อเป็นเครื่องมือที่สำคัญในการดำเนินธุรกิจให้มีประสิทธิภาพ และการแข่งขัน เช่น ระบบสานสมเทศใหม่สามารถให้บริการลูกค้าได้ดีกว่าเดิม เพราะมีข้อมูลที่ถูกต้องและทันเหตุการณ์หรือช่วยให้การตัดสินใจมีความถูก ต้องและชัดเจนขึ้น หรือผู้บริหารสามารถเข้าถึงข้อมุงได้อย่างรวดเร็ว เป็นต้น การพัฒนาระบบใหม่อาจจะเป็นไปได้ทั้งการเปลี่ยนแปลงหรือแก้ไขระบบเดิมที่มี อยุ่แล้วให้ดีขึ้น หรือเป็นการสร้างระบบใหม่ขึ้นมาทั้งหมด โดยอาศัยแนวทางจากการค้นพบปัญหาและโอกาสในการที่จะแก้ไขข้อบกพร่องต่าง ๆ และทำการติดตั้งลงบนระบบใหม่โดยทีมงานพัฒนาระบบ

 

            ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร (Management Information System) หรือ MIS คือระบบที่ให้สารสนเทศที่ผู้บริหารต้องการ เพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยจะรวมทั้ง สารสนเทศภายในและภายนอก สารสนเทศที่เกี่ยวพันกับองค์กรทั้งในอดีตและปัจจุบัน รวมทั้งสิ่งที่คาดว่าจะเป็นในอนาคต นอกจากนี้ระบบเอ็มไอเอสจะต้อง ให้สารสนเทศ ในช่วงเวลาที่เป็นประโยชน์ เพื่อให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจในการวางแผนการควบคุม และการปฏิบัติการขององค์กรได้อย่างถูกต้อง 

แม้ ว่าผู้บริหารที่จะได้รับประโยชน์จาก ระบบเอ็มไอเอสสูงสุดคือผู้บริหารระดับกลาง แต่โดยพื้นฐานของระบบเอ็มไอเอสแล้ว จะเป็นระบบที่ สามารถสนับสนุนข้อมูลให้ ผู้บริหารทั้งสามระดับ คือทั้งผู้บริหารระดับต้น ผู้บริหารระดับกลาง และผู้บริหารระดับสูง โดยระบบเอ็มไอเอสจะให้รายงาน ที่สรุปสารสนเทศซึ่งรวบรวมจากฐานข้อมูลทั้งหมดของบริษัท จุดประสงค์ ของรายงานจะเน้นให้ผู้บริหารสามารถมองเห็นแนวโน้ม และภาพรวม ขององค์กรในปัจจุบัน รวมทั้งามารถควบคุมและตรวจสอบงานของระดับปฏิบัติการด้วย อย่างไรก็ดี ขอบเขตของรายงาน จะขึ้นอยู่กับ ลักษณะของสารสนเทศ และจุดประสงค์การใช้งาน โดยอาจมีรายงานที่ออกทุกคาบระยะเวลา (เช่น งบกำไรขาดทุนหรืองบดุล) รายงานตามความต้องการ หรือรายงานตามสภาวะการณ์หรือเหตุผิดปกติการนำไปใช้งานสามารถแบ่งได้ 4 ระดับดังนี้1. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในการวางแผนนโยบาย กลยุทธ์ และการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง
2. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในส่วนยุทธวิธีในการวางแผนการปฏิบัตและการตัดสินใจของผู้บริหารระดับกลาง
3. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในระดับปฎิบัติการและการควบคุมในขั้นตอนนี้ผู้ บริหารระดับล่างจะเป็นผู้ใช้สารสนเทศเพื่อช่วยในการปฎิบัติงาน
4. ระบบสารสนเทศที่ได้จากการประมวลผล
            ระบบสารสนเทศเป็นระบบรวมทั้งนี้เนื่องจากไม่สามารถเก็บรวบรวมในลักษณะระบบ เดียวเนื่องจากขนาดข้อมูลมีขนาดใหญ่และมีความซับซ้อนมาก ทำให้การบริหารข้อมูลทำได้อยาก การนำไปใช้ไม่สะดวก จึงจำเป็นต้องแบ่งระบบสารสนเทศออกเป็นระบบย่อย 4 ส่วนได้แก่
             ระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing System :TPS)
             ระบบจัดการรายงาน (Management Reporting System :MRS)
             ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System :DSS)
             ระบบสารสนเทศสำนักงาน (Office Information System :OIS)
ลักษณะของระบบเอ็มไอเอสที่ดี
ระบบเอ็มไอเอส จะสนับสนุนการทำงานของระบบประมวลผลข้อมูลและการจัดเก็บข้อมูลรายวัน
ระบบเอ็มไอเอส จะใช้ฐานข้อมูลที่ถูกรวมเข้าด้วยกัน และสนับสนุนการทำงานของฝ่ายต่าง ๆ ในองค์กร
ระบบเอ็มไอเอส จะช่วยให้ผู้บริหารระดับต้น ระดับกลาง และระดับสูง เรียกใช้ข้อมูลที่เป็นโครงสร้างได้ตามเวลาที่ต้องการ ระบบเอ็มไอเอส จะมีความยืดหยุ่นและสามารถรองรับความต้องการข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงไปของ องค์กร
ระบบเอ็มไอเอส ต้องมีระบบรักษาความลับของข้อมูล และจำกัดการใช้งานของบุคลเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น

ลักษณะสำคัญของเทคโนโลยีสารสนเทศ
        โดยพื้นฐานของเทคโนโลยีย่อมมีประโยชน์ต่อการพัฒนาประเทศชาติให้เจริญก้าว หน้าได้ แต่เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับวิถีความเป็นอยู่ของสังคม สมัยใหม่อยู่มาก ลักษณะเด่นที่สำคัญของเทคโนโลยีสารสนเทศมีดังนี้
เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยเพิ่มผลผลิต ลดต้นทุน และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ในการประกอบการทางด้านเศรษฐกิจ การค้า และการอุตสาหกรรมจำเป็นต้องหาวิธีในการเพิ่มผลผลิต ลดต้นทุน และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานคอมพิวเตอร์และระบบสื่อสารเข้ามาช่วยทำให้ เกิดระบบอัตโนมัติเราสามารถฝากถอนเงินสดผ่านเครื่องเอทีเอ็มได้ตลอดเวลา ธนาคารสามารถให้บริการได้ดีขึ้น ทำให้การบริการโดยรวมมีประสิทธิภาพ  ในระบบการจัดการทุกแห่งต้องใช้ข้อมูลเพื่อการดำเนินการและการตัดสินใจ ระบบธุรกิจจึงใช้เครื่องมือเหล่านี้ช่วยในการทำงาน เช่น ใช้ในระบบจัดเก็บเงินสดจองตั๋วเครื่องบิน เป็นต้น
          เทคโนโลยีสารสนเทศเปลี่ยนรูปแบบการบริการเป็นแบบกระจาย เมื่อมีการพัฒนาระบบข้อมูล และการใช้ข้อมูลได้ดี การบริการต่าง ๆ จึงเน้นรูปแบบการบริการแบบกระจาย  ผู้ใช้สามารถสั่งซื้อสินค้าจากที่บ้าน สามารถสอบถามข้อมูลผ่านทางโทรศัพท์ นิสิตนักศึกษาบางมหาวิทยาลัยสามารถใช้คอมพิวเตอร์สอบถามผลสอบจากที่บ้านได้ เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นสิ่งที่จำเป็น สำหรับการดำเนินการในหน่วยงานต่าง ๆ ปัจจุบันทุกหน่วยงานต่างพัฒนาระบบรวบรวมจัดเก็บข้อมูลเพื่อไขในองค์การ  ประเทศไทยมีระบบทะเบียนราษฎร์ที่จัดทำด้วยระบบ ระบบเวชระเบียนในโรงพยาบาล ระบบการจัดเก็บข้อมูลภาษีในองค์การทุกระดับเห็นความสำคัญที่จะนำ
เทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ เทคโนโลยีสารสนเทศเกี่ยวข้องกับคนทุกระดับ พัฒนาการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ ทำให้ชีวิตความเป็นอยู่ของคนเกี่ยวข้องกับเทคโนโลยี ดังจะเห็นได้จาก การพิมพ์ด้วยคอมพิวเตอร์ การใช้ตารางคำนวณ และใช้อุปกรณ์สื่อสารโทรคมนาคมแบบต่าง ๆ เป็นต้น

 

สารสนเทศเพื่อการจัดการ(Management Information System)- ระบบสารสนเทศ
- ข้อมูลสารสนเทศ
- ลักษณะสำคัญของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
- ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศในองค์กร
- องค์ประกอบของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

MIS ที่ดีควรมีลักษณะที่สำคัญ ดังนี้           

          1. MIS ถูกนำไปใช้การตัดสินใจของผู้บริหารทุกระดับ ช่วยให้ผู้บริหารสามารถเรียกค้นข้อมูลได้รวดเร็ว แต่ส่วนใหญ่จะเกี่ยวข้องกับปัญหาแบบมีโครงสร้าง (Structured Problems) เน้นการแก้ปัญหาที่เกิดกับงานประจำ
          2. MIS เป็นระบบงาน ซึ่งผสมผสานข้อมูลจากหลาย ๆ แหลางหรือระบบย่อยหลาย ๆ ระบบที่มีความสัมพันธ์กันเพื่อจัดทำสารสนเทศเป็นภาพรวมที่สมบูรณ์ของทั้ง ระบบ
          3. การพัฒนาระบบสารสนเทศ จะเริ่มจากความต้องการและความเห็นชอบของผู้บริหารเพื่อจัดเตรียมสารสนเทศให้ แก่ผู้บริหารช่วยในการตัดสินใจและบรรลุจุดมุ่งหมายโดยรวมองค์กร
          4. MIS จะใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วย เนื่องจากข้อมูลในองค์กรหนึ่ง ๆ มีเป็นจำนวนมากและมีความสลับซับซ้อน คอมพิวเตอร์จึงถูกนำมาใช้เพื่อสร้าง MIS ให้แก่ผู้บริหาร ใช้ในการตัดสินใจได้ในเวลาอันรวดเร็วและเหมาะสม
          5. สารสนเทศนั้นจะถือว่าเป็นทรัพยากรที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งเช่นเดียวกับพนักงาน เครื่องจักร เงินทุนและวัตถุดิบ จุดมุ่งหมายของ MIS คือจัดทำสารสนเทศที่เป็นประโยชน์แก่องค์กรเพื่อใช้ควบคุม การทำงานและการจัดการขององค์กร
          6. ทำการจัดเก็บข้อมูลสร้างเป็นฐานข้อมูลเก็บไว้ ซึ่งฐานข้อมูลนี้เป็นการรวบรวมข้อมูลให้เป็นหนึ่งเดียว วัตถุประสงค์คือต้องการจะหลีกเลี่ยงความซับซ้อนของการเก็บข้อมูล
          7. การมีส่วนร่วมของผู้ใช้ MIS จะไม่ประสบความสำเร็จถ้าปราศจากจากความร่วมมือและความพอใจของผู้ใช้งานถึง แม้ว่ามีระบบที่ดีเพียงใดก็ตามถ้าผู้ใช้งานเกิดความรู้สึกต่อต้านและคดว่า MIS จะมาแย่งงานของตนไป

 

ระบบ ERP และ SAP

  ระบบ ERP หมายถึงอะไร

                       ERP   ย่อมาจาก  Enterprise  Resource  Planning  หมายถึง  การวางแผนทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กรโดยรวม เพื่อให้เกิดการใช้ประโยชน์อย่างสูงสุดของทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กร

                   ERP จึงเป็นเครื่องมือที่นำมาใช้ในการบริหารธุรกิจเพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นภายในองค์กร อีกทั้งยังช่วยให้สามารถวางแผนการลงทุนและบริหารทรัพยากรขององค์กรโดยรวมได้อย่างมีประสิทธิภาพ      ERP จะช่วยทำให้การเชื่อมโยงทางแนวนอนระหว่างการจัดซื้อจัดจ้าง การผลิต และการขายทำได้อย่างราบรื่น ผ่านข้ามกำแพงระหว่างแผนก และทำให้สามารถบริหารองค์รวมเพื่อให้เกิดผลประโยชน์สูงสุด

                       ระบบ ERP เป็นระบบสารสนเทศขององค์กรที่นำแนวคิดและวิธีการบริหารของ ERP มาทำให้เกิดเป็นระบบเชิงปฏิบัติในองค์กร ระบบ ERP สามารถบูรณาการ(integrate)รวมงานหลัก (core business process) ต่างๆ ในบริษัททั้งหมด ได้แก่ การจัดจ้าง การผลิต การขาย การบัญชี และการบริหารบุคคล เข้าด้วยกันเป็นระบบที่สัมพันธ์กันและสามารถเชื่อมโยงกันอย่าง real time 

บทบาทของ ERP

ลักษณะสำคัญของระบบ ERP คือ

1. การบูรณาการระบบงานต่างๆ ของระบบ ERP      

             จุดเด่นของ ERP คือ การบูรณาการระบบงานต่างๆ เข้าด้วยกัน ตั้งแต่การจัดซื้อ จัดจ้าง    การผลิต การขาย บัญชีการเงิน และการบริหารบุคคล ซึ่งแต่ละส่วนงานจะมีความเชื่อมโยงในด้าน   การไหลของวัตถุดิบสินค้า (material flow) และการไหลของข้อมูล (information flow)     ERP    ทำหน้าที่เป็นระบบการจัดการข้อมูล ซึ่งจะทำให้การบริหารจัดการงานในกิจกรรมต่างๆ ที่เชื่อมโยงกันให้ผลลัพธ์ออกมาดีที่สุด   พร้อมกับสามารถรับรู้สถานการณ์และปัญหาของงานต่างๆ ได้ทันที   ทำให้สามารถตัดสินใจแก้ปัญหาองค์กรได้อย่างรวดเร็ว

ERP รวมงานทุกอย่างเข้าเป็นระบบเดียวกัน

2. รวมระบบงานแบบ real time ของระบบ ERP

                                การรวมระบบงานต่างๆ ของระบบ ERP จะเกิดขึ้นในเวลาจริง(real  time) อย่างทันที เมื่อมีการใช้ระบบ ERP    ช่วยให้สามารถทำการปิดบัญชีได้ทุกวัน    เป็นรายวัน คำนวณ ต้นทุนและกำไรขาดทุนของบริษัทเป็นรายวัน

การรวมระบบงานของ ERP แบบ Real Time

       

3. ระบบ ERP มีฐานข้อมูล(database)  แบบสมุดลงบัญชี

                การที่ระบบ  ERP  สามารถรวมระบบงานต่าง ๆ เข้าเป็นระบบงานเดียว    แบบReal time     ได้นั้น  ก็เนื่องมาจากระบบ ERP มี database แบบสมุดลงบัญชี  ซึ่งมีจุดเด่น คือ  คุณสมบัติของการเป็น  1  Fact  1  Place  ซึ่งต่างจากระบบแบบเดิมที่มีลักษณะ  1  Fact  Several Places ทำให้ระบบซ้ำซ้อน  ขาดประสิทธิภาพ  เกิดความผิดพลาดและขัดแย้งของข้อมูลได้ง่าย

ERP มี database แบบสมุดลงบัญชี

·   ERP  package  คืออะไร

                ERP  package  เป็น  application software  package  ซึ่งผลิตและจำหน่ายโดยบริษัทผู้จำหน่าย  ERP  package (Vendor   หรือ  Software Vendor)  เพื่อใช้เป็นเครื่องมือในการสร้างและบริหารงานระบบ  ERP  โดยจะใช้  ERP  package  ในการสร้างระบบงานการจัดซื้อจัดจ้าง การผลิต  การขาย  การบัญชี  และการบริหารบุคคล  ซึ่งเป็นระบบงานหลักขององค์กรขึ้นเป็นระบบสารสนเทศรวมขององค์กร   โดยรวมระบบงานทุกอย่างไว้ในฐานข้อมูลเดียวกัน

จุดเด่นของ  ERP  package

1. เป็น  Application Software  ที่รวมระบบงานหลักอันเป็นพื้นฐานของการสร้างระบบ ERP ขององค์กร

         ERP  package จะต่างจาก  software package  ที่ใช้ในงานแต่ละส่วนในองค์กร  เช่น    production  control software, accounting software ฯลฯ   แต่ละ software ดังกล่าวจะเป็น   application  software เฉพาะสำหรับแต่ละระบบงานและใช้งานแยกกัน    ขณะที่  ERP  package  นั้นจะรวมระบบงานหลักต่างๆ ขององค์กรเข้าเป็นระบบอยู่ใน  package  เดียวกัน ซึ่งเป็นพื้นฐานสำคัญของการสร้างระบบ  ERP  ขององค์กร

2. สามารถเสนอ  business scenario และ  business process  ซึ่งถูกสร้างเป็น  pattern ไว้ได้

          ERP package ได้รวบรวมเอาความต้องการสำคัญขององค์กรเข้าไว้ เป็นระบบในรูปแบบของ  business process  มากมาย  ทำให้ผู้ใช้สามารถนำเอารูปแบบต่างๆ ของ business   process  ที่เตรียมไว้มาผสมผสานให้เกิดเป็น  business scenario   ที่เหมาะสมกับลักษณะทางธุรกิจขององค์กรของผู้ใช้ได้

       3. สามารถจัดทำและเสนอรูปแบบ  business process  ที่เป็นมาตรฐานสำหรับองค์กรได้

การจัดทำ  business process  ในรูปแบบต่างๆ นั้นสามารถจัดให้เป็นรูปแบบมาตรฐานของ business process  ได้ด้วย ทำให้บางกรณีเราเรียก  ERP ว่า standard application software package

สาเหตุที่ต้องนำ  ERP  package มาใช้ในการสร้างระบบ คือ

1. ใช้เวลานานมากในการพัฒนา  software

 การที่จะพัฒนา  ERP  software  ขึ้นมาเองนั้น  มักต้องใช้เวลานานมากในการพัฒนา  และจะต้องพัฒนาทุกระบบงานหลักขององค์กรไปพร้อมๆ กันทั้งหมด จึงจะสามารถรวมระบบงานได้ ตามแนวคิดของ ERP ซึ่งจะกินเวลา  5-10  ปี  แต่ในแง่ของการบริหารองค์กร  ถ้าต้องการใช้ ระบบ  ERP  ฝ่ายบริหารไม่สามารถจะรอคอยได้เพราะสภาพแวดล้อมในการบริหารมีการเปลี่ยนแปลงตลอด  ระบบที่พัฒนาขึ้นอาจใช้งานไม่ได้  ดังนั้นผู้บริหารจึงไม่เลือกวิธีการพัฒนา  ERP  software เองในองค์กร

2. ค่าใช้จ่ายในการพัฒนาสูงมาก

       การพัฒนา  business software  ที่รวมระบบงานต่างๆเข้ามาอยู่ใน  package เดียวกัน จะมีขอบเขตของงานกว้างใหญ่มากครอบคลุมทุกประเภทงาน  ต้องใช้เวลานานมากในการพัฒนาและค่าใช้จ่ายก็สูงมากตามไปด้วย หรือถ้าให้บริษัทที่รับพัฒนา software ประเมินราคาค่าพัฒนา ERP software ให้องค์กร ก็จะได้ในราคาที่สูงมาก ไม่สามารถยอมรับได้อีกเช่นกัน

3. ค่าดูแลระบบและบำรุงรักษาสูง

          เมื่อพัฒนา  business software  ขึ้นมาใช้เอง ก็ต้องดูแลและบำรุงรักษา และถ้ามีการเขียนโปรแกรมเพิ่มหรือแก้ไขโปรแกรม  การบำรุงรักษาจะต้องทำอยู่อย่างยาวนานตลอดอายุการใช้งาน  เมื่อรวมค่าบำรุงรักษาในระยะยาวต้องใช้เงินสูงมาก  อีกทั้งกรณีที่มีการปรับเปลี่ยนSoftware ไปตาม platform หรือ network ระบบต่างๆ ที่เปลี่ยนไปหรือเกิดขึ้นใหม่ ก็เป็นงานใหญ่ ถ้าเลือกที่จะดูแลระบบเองก็ต้องรับภาระค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษานี้ พร้อมกับรักษา บุคลากรด้าน IT นี้ไว้ตลอดด้วย

โครงสร้างของ  ERP  package

โครงสร้างของ ERP package

1. Business Application Software Module

      ประกอบด้วย  Module  ที่ทำหน้าที่ในงานหลักขององค์กร คือ  การบริหารการขาย  การบริหารการผลิต   การบริหารการจัดซื้อ  บัญชี  การเงิน  บัญชีบริหาร ฯลฯ  แต่ละ  Module สามารถทำงานอย่างโดดๆ  ได้  แต่ก็มีการเชื่อมโยงข้อมูลระหว่าง  Module  กัน เมื่อกำหนดparameter ให้กับ module จะสามารถทำการเลือกรูปแบบ business process หรือ business rule ให้ตอบสนองเป้าหมายขององค์กรตาม business scenario  โดยมี business process ที่ปรับให้เข้ากับแต่ละองค์กรได้

      ERP  package ที่ต่างกันจะมีเนื้อหา และน้ำหนักการเน้นความสามารถของแต่ละ Module ไม่เหมือนกัน  และเหมาะกับการนำไปใช้งานในธุรกิจที่ต่างกัน  ในการเลือกจึงต้องพิจารณาจุดนี้ด้วย

2. ฐานข้อมูลรวม  (Integrated database)

     Business application module จะ share ฐานข้อมูลชนิด Relational database  (RDBMS)หรืออาจจะเป็น  database เฉพาะของแต่ละ  ERP  package ก็ได้  Software Module จะประมวลผลทุก  transaction แบบเวลาจริง และบันทึกผลลงในฐานข้อมูลรวม โดยฐานข้อมูลรวมนี้สามารถถูก  access  จากทุก  Software Module ได้โดยตรงโดยไม่จำเป็นต้องทำ  batch processing หรือ File transfer  ระหว่าง  Software Module  เหมือนในอดีต  และทำให้ข้อมูลนั้นมีอยู่ “ที่เดียว”  ได้

3. System  Administration  Utility

     Utility  กำหนดการใช้งานต่างๆ ได้แก่ การลงทะเบียนผู้ใช้งาน, การกำหนดสิทธิการใช้,การรักษาความปลอดภัยข้อมูล, การบริหารระบบ  LAN และ   network  ของ   terminal, การบริหารจัดการ  database เป็นต้น

4. Development  and Customize Utility

ERP สามารถออกแบบระบบการทำงานใน business process ขององค์กรได้อย่างหลากหลาย  ตาม business scenario แต่บางครั้งอาจจะไม่สามารถสร้างรูปแบบอย่างที่ต้องการได้  หรือมีความต้องการที่จะ  Customize บางงานให้เข้ากับการทำงานของบริษัท  ERP  package  จึงได้เตรียม  Utility  ที่จะสนับสนุนการพัฒนาโปรแกรมส่วนนี้ไว้ด้วย  โดยจะมีระบบพัฒนาโปรแกรมภาษา 4GL (Fourth Generation Language) ให้มาด้วย

Function ของ ERP package

                ERP package โดยทั่วไปจะจัดเตรียม Software module สำหรับงานหลักของธุรกิจต่าง ๆ ไว้ดังนี้

                1. ระบบบัญชี

                                1.1 บัญชีการเงิน – General, Account Receivable, Account Payable,

                                                   Credit/Debit, Fixed Asset, Financial, Consolidated 

                                                   Accounts, Payroll, Currency Control(multi-currency)

                           1.2  บัญชีบริหาร – Budget Control, Cost Control, Profit Control,      

                                                    Profitability Analysis, ABC Cost  Control,

                                                    Management Analysis, Business Plan

             2. ระบบการผลิต

                                2.1 ควบคุมการผลิต        – Bill of Material, Production Control, MRP,

                          Scheduling, Production Cost Control, Production

                          Operation Control, Quality Control, Equipment 

                          Control, Multi-location Production Supporting 

                          System

                           2.2 ควบคุมสินค้าคงคลัง – Receipt/Shipment Control, Parts Supply 

                                                              Control, Raw Material, Stocktaking

                           2.3 การออกแบบ             – Technical Information Control, Parts Structure

                                                              Control, Drawing Control, Design Revision

                          Support System

                           2.4 การจัดซื้อ                 – Outsourcing/Purchasing, Procurement,

                                                              Acceptance, การคืนสินค้า, ใบเสนอราคา, ใบสัญญา

                       2.5 ควบคุมโครงการ       –  Budget, Planning, Project Control

    

             3. ระบบบริหารการขาย           –  Demand/Sales Forecasting , Purchase Order, Sales

                                                            Planning/Analysis, Customer Management,

                                                            Inquiry Management, Quotation Management,

                                                            Shipment Control, Marketing, Sale Agreement,

                                                            Sale Support, Invoice/Sales Control

                4. Logistics                         –  Logistic Requirement Planning ,

                                                           Shipment/Transport Control, Export/Import

                                                           Control, Warehouse management, Logistics

                                                           Support

            5. ระบบการบำรุงรักษา          –  Equipment Management, Maintenance Control,

                                                           Maintenance Planning

             6. ระบบบริหารบุคคล             –  Personnel Management, Labor Management,

                                                           Work Record Evaluation, Employment, Training

                                                            & HRD, Payroll, Welfare Management

                                                           

คุณสมบัติที่ดีของ  ERP package

                1. มีคุณสมบัติ online transaction system เพื่อให้สามารถใช้งานแบบ real time ได้

                2. รวมข้อมูลและ information ต่างๆ เข้ามาที่จุดเดียว และใช้งานร่วมกันโดยใช้integrated     database

            3. มี application software module ที่มีความสามารถสูงสำหรับงานหลักๆ ของธุรกิจได้                  อย่างหลากหลาย

                4. มีความสามารถในการใช้งานในหลายประเทศ ข้ามประเทศ จึงสนับสนุนหลายภาษา                  หลายสกุลตรา

                5. มีความยืดหยุ่น และสามารถปรับเปลี่ยนขยายงานได้ง่าย เมื่อระบบงานหรือโครงสร้างองค์                  กรมีการเปลี่ยนแปลง

                6. มีขั้นตอนและวิธีการในการติดตั้งสร้างระบบ ERP ในองค์กรที่พร้อมและชัดเจน

                7. เตรียมสภาพแวดล้อม(ระบบสนับสนุน) สำหรับการพัฒนาฟังก์ชันที่ยังขาดอยู่เพิ่มเติมได้

                8. สามารถใช้กับเทคโนโลยีสารสนเทศใหม่ๆ

                9. ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศที่เป็นมาตรฐานระดับโลก มีความเป็นระบบเปิด (open system)

            10. สามารถ interface หรือเชื่อมโยงข้อมูลกับระบบงานที่มีอยู่แล้วในบริษัทได้

            11. มีระบบการอบรมบุคลากรในขั้นตอนการติดตั้งระบบ

            12. มีระบบสนับสนุนการดูแลและบำรุงรักษาระบบ

ชนิดของ ERP package 

1. ERP ชนิดที่ใช้กับทุกธุรกิจหรือเฉพาะบางธุรกิจ

        ERP package โดยทั่วไปส่วนมากถูกออกแบบให้สามารถใช้ได้กับงานแทบทุกประเภทธุรกิจ   แต่งานหลักของธุรกิจซึ่งได้แก่ การผลิต การขาย Logistics ฯลฯ มักจะมีความแตกต่างกันตามประเภทของธุรกิจ  ดังนั้นจึงมี ERP package ประเภทที่เจาะจงเฉพาะบางธุรกิจอยู่ในตลาดด้วย เช่น ERP package สำหรับอุตสาหกรรมเคมี   อุตสาหกรรมกระดาษ อุตสาหกรรมยา เป็นต้น

2. ERP สำหรับธุรกิจขนาดใหญ่หรือสำหรับ SMEs

       แต่เดิมนั้น ERP package ได้รับการพัฒนาขึ้นเพื่อใช้ในธุรกิจขนาดใหญ่อย่างแพร่หลาย      ต่อมาตลาดเริ่มอิ่มตัว ผู้ผลิตจึงได้เริ่มหันเป้ามาสู่บริษัทขนาดกลางและขนาดย่อมมากขึ้นเรื่อยๆ   ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดใหญ่  ขนาดกลาง หรือขนาดย่อม ระบบและเนื้อหาของระบบงานหลักต่างๆจะไม่แตกต่างกันมาก เพียงแต่ในธุรกิจขนาดใหญ่จะมีปริมาณของเนื้องานมากขึ้น   ปัจจุบันมี    ERP package ที่ออกแบบโดยเน้นสำหรับการใช้งานในธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมโดยเฉพาะ ออกมาจำหน่ายมากขึ้น เช่น

- Oracle Application/Oracle

- People Soft

          - SAP

- CONTROL

- IFS Application

- MFG/PRO

     - J.D. Edwards

SAP ย่อมากจาก Systems, Applications, and Products

SAP คือ โปรแกรมที่ช่วยจัดการสายงานทุกสายงานของธุรกิจให้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว และได้ข้อมูลที่ถูกต้องแม่นยำ สามารถนำไปใช้

ประกอบการดำเนินกิจกรรมของธุรกิจได้ และผู้บริหารสามารถเรียกดูข้อมูลและตรวจสอบข้อมูลสถานะของบริษัทได้ กล่าวโดยสรุป SAP (System Application products) เป็นโปรแกรมสำเร็จรูปทางธุรกิจประเภท ERP(Enterprise Resource Planning) ของประเทศเยอรมันที่ใช้ควบคุมดูแลทุกสายงานของบริษัท

ประวัติของ SAP

SAP ก่อตั้งที่ประเทศเยอรมันนี เมื่อปี 1972 (พ.ศ. 2515) สำนักงานใหญ่ตั้งอยู่ที่ Walldorf, Germany โดยการรวมตัวกันของอดีตพนักงานบริษัท IBM และเจริญเติบโตจนกลายเป็นบริษัท software ที่ใหญ่เป็นอันดับ5ของโลก มีบริษัทที่มีการใช้ SAP มากกว่า 6,000 บริษัท ใช้มากกว่า 50 ประเทศ ใช้มากกว่า 9,000 site มีส่วนแบ่งในตลาด client/server software กว่า 31% มีผู้ใช้เพิ่ม 50% ต่อปี มียอดขาย SAP R/3 เพิ่มขึ้น 70% ต่อปี เป้าหมายธุรกิจในเริ่มแรก เน้นลูกคาที่เป็นธุรกิจขนาดใหญ่ (Enterprise-scale) แต่ในปัจจุบันได้ขยายธุรกิจไปที่ลูกค้าขนาดเล็กและขนาดกลาง

• - SAP มีการสร้างระบบงานทางด้าน Financial Accounting ที่เป็นลักษณะ Real-time และ Integrate Software
• - ในปีต่อๆมา SAP ได้มีการพัฒนาระบบงานเพิ่มทางด้าน Material Management, Purchasing, Inventory Management และ Inventory Management และ Invoice Verification
• - ในปี 1997 ได้เปลี่ยนมาใช้ชื่อบริษัทเป็น System, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung(System Applications, Products in data Processing)และได้ย้ายสำนักงานใหญ่ไปที่เมือง Walldorf
• - จากนั้น SAPก็ได้พัฒนาระบบงานเพิ่มขึ้น เช่น Assets Accounting เป็นต้น
• - ในปี 1978 SAP ได้เสนอระบบงานที่เป็น Enterprisewide Solution ที่ชื่อว่า SAP/R2 ซึ่งทำงานอยู่บนระบบ Mainframe พร้อมกับเพิ่มระบบงานทางด้าน Cost Accounting
• - ในปี 1992 SAP ได้เสนอระบบงานที่ทำงานภายใต้ Environment ที่เป็น 3 Tier Clien/Server บนระบบ UNIX ที่ชื่อว่า SAP R/3
• ในปีพ.ศ. 2532 SAPได้ตั้งสํานักงานใหญ่ประจําภูมิภาคเอเชียและแปซิฟิกที่ประเทศสิงคโปร์เพื่อเป็นการรองรับการขยายตัวทางธุรกิจในเอเซียใต้และประเทศย่านแปซิฟก ต่อมาได้ขยายสาขาในภูมิภาคนี้ใน ออสเตรเลีย อินเดีย อินโดนิเซีย มาเลเซีย นิวซีแลนด์ ฟิลิปปินส์ และประเทศไทย
• กรกฎาคม พ.ศ. 2546 องค์การโทรศัพทแหงประเทศไทยได้เลือกใช้ mySAP Supplier Relationship Management (SRM) เพื่อมาชวยในการจัดซื้อจัดจ้าง และก่อให้เกิด Supplier network ขึ้นมาโดยหวังว่าในที่สุดจะทําให้มีการจัดซื้อจัดจ้างที่รวดเร็วขึ้นและลดต้นทุนในการดําเนินธุรกิจได้ซึ่งมีผลต่อ 10 บริษัทที่เป็นคู่ค้าขององค์การโทรศัพท์

ลูกค้าที่สําคัญของ SAP ในภูมิภาคเอเชียและแปซิฟิกคือ Singtel, Tata Group of Companies, Siam Cement, Telom Asia, PT Astra, San Miguel, Uniliver, FAW-Volkswagen, Sony Computer Entertainment, 7-Eleven Stores, General Motors, Novartis

ผลิตภัณฑ์ของ SAP

ระบบ SAP ประกอบด้วย หลาย module ของแต่ละส่วนของการจัดการที่เอามารวมกันและทำงานร่วมกัน เนื่องด้วยตลาดและความต้องการของลูกค้าเป็นตัว
กระตุ้นการเปลี่ยนแปลงของระบบ มีบริษัท software ที่พยายามสร้างโปรแกรมที่สนับสนุนแต่ละส่วนของธุรกิจ ในขณะที่ SAP พยายามสร้าง software ที่เหมาะสม กับทุกธุรกิจ SAP โดยให้โอกาสเลือกใช้แค่ระบบเดียวแต่สามารถทำงานได้กับทุกส่านของธุรกิจ ทั้งยังสามารถติดตั้ง R/3 application มากกว่า 1 ตัวเป็น
การเพิ่มความเร็วในการทำงาน SAPมีหลาย Module มีหน้าที่ที่ต่างกัน แต่ทำงานร่วมกัน เป็นหนึ่งเดียว (แต่ละ Module คือแต่ละส่วนของธุรกิจ) ผลิตภัณฑ์SAPมี 2 กลุ่ม คือ

• 1. SAP R/2 ใช้สำหรับเมนเฟรม
• 2. SAP R/3 ใช้กับระบบ Client/server

SAP เป็นบริษัทของ German แต่แยกการทำงานเป็น บริษัทย่อย, หุ้นส่วน, และ พันธมิตรทางธุรกิจทั่วโลก

ความสามารถในการทำงานของ SAP




SAP ได้ออกแบบมาให้รองรับการดำเนินงานของธุรกิจ หรือหน่วยงาน ด้วยคุณสมบัติที่ หลากหลาย ง่ายต่อการใช้งาน อาทิเช่น

• 1. รองรับการจัดทำระบบ Business Intelligence โดยสามารถทำงานกับข้อมูลในระบบ SAP และไม่ใช่ระบบ SAP
• 2. การจัดทำเหมืองข้อมูล (Data mining)
• 3. การจัดทำคลังข้อมูล (Data Warehouse)
• 4. ระบบบริหารความสัมพันธ์ลูกค้า (Customer Relationship Management: CRM)
• 5. Integration Business Planning แล้วส่งต่อข้อมูลไปในระบบ ERP ซึ่งสามารถดูผล ผ่านทางโปรแกรม Web browser หรือ Excel ได้
• 6. การทำ Strategic Management, Balance Score Card การติดตามและประเมินผล การดำเนินงานตามตัวชี้วัด (KPI) การวิเคราะห์แนวโน้ม การวิเคราะห์สถานภาพปัจจุบัน อดีตและ อนาคตขององค์กร
• 7. การออกรายงาน (Report) ในรูปแบบต่างๆ เพื่อสนับสนุนการดำเนินงานในทุกระดับ ขององค์กร รายงานดังกล่าวสามารถส่งต่อไปยังผู้ใช้งานโดยผ่านทาง E-mail หรือ SMS ได้
• 8. สามารถออกแบบซอฟต์แวร์ประยุกต์ซึ่งทำงานผ่านเว็บไซต์ (Web Application Design) ได้
• 9. มีแม่แบบ (Template) ของ Module ต่างๆ ที่เป็น Best Practice จำนวนมากเพื่อ อำนวยความสะดวกแก่ผู้ใช้งานซอฟต์แวร์
• 10. การนำซอฟต์แวร์นี้มาใช้งานในองค์กร จะก่อให้เกิดประโยชน์ต่อองค์กร ได้แก่

- การมีลูกค้าใหม่ (New Customer)
- การรักษาลูกค้าเดิมไว้ได้ (Loyalty)
- การบริหารทรัพยากรต่างๆ ภายในองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
- การสร้างระบบการทำงานของซอฟต์แวร์ในองค์กรแบบ Portal